Virtual assistant

Een persoonlijk assistent die op afstand zijn werkzaamheden verricht, dat is waar een virtual assistant is. Meer en meer ondernemers en managers besluiten om de meer ondersteunende en routinematige werkzaamheden uit te besteden, vaak omdat het ze veel tijd kost. De ondernemer en manager houden daardoor tijd over om betekenisvoller werk voor de onderneming te kunnen doen.

Contact per e-mail

Een virtual assistant (VA) doet zijn werk vanuit het eigen (thuis)kantoor en er wordt telefonisch en per e-mail contact onderhouden. Groot voordeel voor ondernemer en manager is dat hij op deze wijze en op flexibele basis over een hoger opgeleide medewerker beschikt. De VA kan een beroep doen op een buitenlandse virtual assistant in een lagelonenland om zo de kosten laag te houden. In dat geval gaat het ook om simpele, afgebakende en repeterende taken. Een Nederlandse VA kan zelfstandiger zijn werk doen.

virtual assistant

Het Nieuwe Werken

Voor steeds meer ondernemers is een virtual assistant echt een uitkomst. Vooral voor die managers die steeds meer onafhankelijk van plaats en tijd werken. En dat wordt iets dat steeds meer gebeurt en wel Het Nieuwe Werken genoemd wordt. De ondernemer vindt een secretaresse die strikt aan kantoortijden gebonden is maar onhandig. De VA daarentegen is altijd beschikbaar en kan zelfs in het weekend of buiten de gebruikelijke kantooruren ingezet worden. Ondernemers hebben steeds specifieke ondersteuning nodig, zo is gebleken. De virtual assistant bouwt vaak voor een langere periode een relatie op met de opdrachtgever. Verder dient een VA proactief te kunnen denken en effectief moeten kunnen werken. Verder is een hoge opleiding gewenst.

Maximale ontzorging

Door de virtuele assistent kunnen werkzaamheden worden verdeeld en kan snel tegemoet worden gekomen aan de wensen van de opdrachtgever, zeker ook door slimme online toepassingen die gebruikt worden om te werken en ook om te communiceren. In de praktijk gaat het overigens specifiek om administratieve en secretariƫle ondersteuning. Afhankelijk uiteraard van het opleidingsniveau en samenwerkingsverbanden komen daar vaak diverse taken bij die altijd gericht zijn op maximale ontzorging van de opdrachtgever.

Online projectmanagementsysteem

De betere virtual assistants werken met een online projectmanagement systeem waardoor de opdrachtgever kan zien hoever de VA met bepaalde projecten is. Dit is van uitermate belangrijk omdat de opdrachtgever en VAN elkaar dus niet regelmatig zien. In de online projectomgeving worden alle taken en ook de gewerkte tijd bijgehouden. Vaak is de opdrachtgever beter op de hoogte van wat de VA doet, dan van die collega die naast hem zit.